(PPWR 3) Traçabilité et documentation : Les nouvelles obligations pour les professionnels

Minerya
25 mars
3 min de lecture

La paperasse devient stratégique : le règlement européen 2025/40 impose un système de traçabilité renforcé. Guide pratique pour être en règle et éviter les sanctions.

La déclaration de conformité : votre passeport obligatoire

Depuis janvier 2025, chaque matériau en contact alimentaire doit posséder sa "carte d'identité" officielle (Article 9). Cette déclaration de conformité n'est plus une option mais une obligation légale pour tous les acteurs de la chaîne.

Ce que doit contenir votre déclaration

L'identité et l'adresse du fabricant
L'identification précise du matériau ou objet
La date de délivrance
La confirmation de conformité au règlement 2025/40
Les spécifications d'usage (types d'aliments, température, durée de contact)
La liste des substances utilisées soumises à restrictions
Les limites de migration spécifiques applicables

⚠️ Attention

Cette déclaration doit être mise à jour à chaque modification de composition ou de procédé de fabrication.

Documentation technique : le dossier complet à constituer

L'article 10 exige la constitution d'un dossier technique détaillé, disponible pour les autorités de contrôle. Ce n'est plus le moment d'improviser !

Les éléments indispensables du dossier

1. Informations sur les matériaux

Composition complète avec pourcentages
Fiches techniques des matières premières
Procédés de fabrication détaillés
Conditions de transformation

2. Résultats des tests

Rapports d'analyses de migration
Tests de migration globale et spécifique
Évaluations des risques
Certificats des laboratoires accrédités

3. Calculs et modélisations

Estimations d'exposition
Scénarios d'utilisation pires cas
Justifications des limites appliquées

💡 Conseil pratique

Organisez votre documentation en format numérique avec un système de versioning pour tracer toutes les modifications.

Traçabilité : suivre vos matériaux de A à Z

Le nouveau système de traçabilité (Article 11) impose de pouvoir remonter et descendre toute la chaîne d'approvisionnement en 24 heures maximum.

Informations à enregistrer pour chaque transaction :

En amont : nom et adresse des fournisseurs, dates de livraison, identification des lots
En aval : clients professionnels, dates d'expédition, numéros de lots
Conservation : minimum 5 ans après la mise sur le marché

Système recommandé :

Attribution d'un code unique par lot
Base de données centralisée
Procédures de rappel testées régulièrement
Formation du personnel aux procédures

Coopération avec les autorités : la transparence obligatoire

L'article 12 établit un devoir de coopération totale avec les autorités de contrôle.

Vos obligations

Fournir tous documents dans un délai de 48h
Permettre l'accès aux sites de production
Communiquer en cas de non-conformité détectée
Faciliter les prélèvements d'échantillons

En cas de contrôle

Désignez un responsable "conformité MCDA"
Préparez un dossier de contrôle prêt à l'emploi
Formez vos équipes aux procédures d'inspection

Check-list de conformité documentaire

✅ Déclaration de conformité à jour pour chaque produit

✅ Dossier technique complet et organisé

✅ Système de traçabilité opérationnel

✅ Procédures de rappel documentées

✅ Registre des fournisseurs et clients

✅ Archives sécurisées (5 ans minimum)

✅ Responsable conformité désigné

✅ Formation du personnel tracée

Les erreurs à éviter absolument

❌ Utiliser des déclarations génériques non spécifiques

❌ Négliger la mise à jour après modification

❌ Conserver uniquement des documents papier

❌ Sous-estimer les délais de réponse aux autorités

❌ Omettre certains intermédiaires dans la chaîne

Prochaines étapes pour votre entreprise

Audit immédiat de votre documentation existante
Mise en place d'un système de gestion documentaire
Formation de vos équipes aux nouvelles exigences
Test de vos procédures de traçabilité